Gestion du temps de travail : quels outils pour faire un suivi efficace ?

Bien gérer son temps de travail est primordial pour être efficace et productif. La gestion du temps de travail peut ainsi vous faire gagner beaucoup en termes de temps et d’effort. Vous trouverez ci-dessous les 4 principaux outils à adopter pour bien organiser votre vie professionnelle. Gardez en tête que l’utilisation des bons outils vous permettra d’optimiser plus facilement votre travail.

Bien organiser ses tâches via l’outil To-do List

Cet outil, vraiment pratique et très simple, va vous permettre de hiérarchiser vos tâches par ordre de priorité et d’importance, vous allez ainsi pouvoir consacrer, à chaque activité, le temps qu’elle mérite. Créer une liste de tâches en structurant vos missions, vous donnera une vision globale de votre journée en un seul coup d’œil.

Gérez votre temps via un calendrier ou agenda partagé

C’est un outil informatique qui se présente sous forme de calendrier électronique, partagé sur le réseau intranet d’une même entreprise, ou parfois directement via internet. Il consiste principalement à rassembler les agendas de plusieurs personnes, sur un seul et même agenda, et ce, en temps réel.
Il permet, entre autres, de :

1. Afficher les activités de plusieurs personnes (rendez-vous, réunions, vacances, etc.)
2. Connaître les disponibilités de chacun et ainsi faciliter sa propre organisation.
3. Simplifier l’organisation des évènements de groupe tels que les séminaires, les réunions, les formations, etc. en envoyant des convocations à chacun, avec un bouton de réponse immédiate.
4. Gagner du temps concernant les échanges de courriels, appels téléphoniques, recherche de dates, etc.
5. Avoir une vision globale de l’activité des salariés de son entreprise/projet lorsqu’on est le directeur ou le chef de projet.
6. Planifier automatiquement les évènements récurrents ;
7. Réserver une salle de réunion pour un évènement prévu au planning.

Le calendrier partagé est un outil très efficace s’il est correctement rempli par tout le monde. Il peut permettre un gain très important au niveau de la productivité, ainsi qu’une économie et une gestion du temps de travail profitables à l’entreprise. C’est un outil très simple et ne nécessite aucun besoin de formation spécifique quant à son utilisation.

Planifiez vos missions via le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil standard en matière de présentation d’un planning. L’intérêt principal de cet outil réside dans la simplicité de son élaboration, sa présentation et sa compréhension. Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet (et donc de temps) caractérisé par un tableau à 2 dimensions. L’échelle du temps est représentée en abscisse et l’échelle des tâches en ordonnée. Ce diagramme modélise la planification et l’avancement des opérations qui sont bénéfiques à la réalisation d’un projet.

Organisez vos tâches sous forme de carte via le Mind Mapping

Toutes les techniques d’optimisation et d’organisation de temps passent par des listes de tâches à effectuer. Le Mind Mapping enrichit cette utilisation de listes en liant graphiquement les idées et les tâches entre elles, à travers un outil performant permettant au cerveau de comprendre directement les liens entre les différentes actions à entreprendre : la carte heuristique.

De nombreux logiciels ont remplacé les cartes en papier par des cartes informatiques, gérant dynamiquement et graphiquement les liaisons entre les tâches (par exemple : FreeMind, FreePlane…).

Il est vrai qu’aucun outil ne permet d’empêcher l’imprévu lors de la gestion du temps de travail, mais une bonne préparation de votre planning et le fait de garder un temps libre, afin de gérer les situations imprévisibles, en plus d’autres actions à adopter quotidiennement, vous permettront de contrôler votre vie professionnelle de façon simple et optimale.

publié le 2017-01-10 par Radioactif